CREATE QUERY

1. Buka pangkalan data yang anda telah buat di MS Access.

2. Pada ribbon ‘Create’, terdapat ‘Query Wizard’ and ‘Query Design’, kemudian klik pada ‘Query         Wizard’.

3. Apabila sudah klik ‘Query Wizard’, pada MS Access akan terpapar gambar seperti berikut.                 Pilih‘Simple Query Wizard’ dan klik ‘Ok’.

4. Selepas itu, keluar gambar seperti berikut. Kemudian, pilih salah satu table yang terpada pada             ‘Tables/Queries’. Pada ‘Available Fields’, anda perlu pilih field (medan) yang anda mahukan             untuk masukkan ke dalam query.

5. Seterusnya, klik ‘Next’ dan tekan ‘Finish’. Inilah query yang telah siap dibuat.

ANOMALY

Anomali bermaksud ketidakwajaran atau kejanggalan

Anomali Penambahan (Insert)

Definisi :- Anomali yang berlaku apabila hendak menambah nilai ke dalam hubungan/jadual.

Contoh :- Jika ada ubat baru yang hendak dimasukkan, maka ubat itu tidak dapat dimasukkan ke dalam jadual sehingga ada pesakit yang mengambil ubat tersebut.

KodUbat	NamaUbat	NoPesakit	NamaPesakit
K001	Paracetamol	1	Usop
K002	Strepsil	2	Osman
K003	Woods	3	Ahmad
K004	PanadolActifast	4	Janet

Ubat K005-Hax tidak dapat ditambah kerana tiada pesakit yang mengambil ubat tersebut.

Anomali Penghapusan (Delete)

Definisi :- Anomali yang berlaku apabila hendak menghapuskan satu nilai data dalam hubungan/jadual.

Contoh :- Jika pesakit itu membatalkan pembelian ubat Paracetamol tersebut, maka record tersebut akan dihapus dan menyebabkan hilangnya informasi tentang Kod_ubat K001.

KodUbat	NamaUbat	NoPesakit	NamaPesakit
K001	Paracetamol	1	Usop
K002	Strepsil	2	Osman
K003	Woods	3	Ahmad
K004	PanadolActifast	4	Janet

Data bagi ubat PanadolActifast akan terhapus jika pesakit Janet itu membatalkan pembeliannya.

Anomali pengubahsuaian (Update)

Definisi :- Anomali yang berlaku apabila hendak mengubah satu nilai data dalam hubungan/jadual.

Contoh :- Data harga bagi ubat Woods akan diubah jika harga ubat Woods itu dinaikkan.

KodUbat	NamaUbat	HargaUbat	NamaPesakit
K003	Woods	RM3	Usop
K003	Woods	RM3	Osman
K003	Woods	RM3	Ahmad
K003	woods	RM3	Janet

Jika harga Woods dinaikkan kepada RM5, maka perlu dilakukan pengubahsuaian kepada harga pada setiap ubat Woods.

NORMALIZATION (PENORMALAN)

Edgar F. Codd

Tahun 1972

Dalam kita merekabentuk pangkalan data hubungan, kita ingin menghasilkan satu pangkalan data hubungan yang baik dengan mengurangkan bilangan duplikasi data. Proses untuk menghasilkan pangkalan data yang baik dengan mengurangkan bilangan duplikasi data adalah melalui proses penormalan. Penormalan merupakan satu cara untuk menganalisa jadual-jadual berdasarkan kekunci dan kebergantungan fungsian. Di mana ia melibatkan peraturan tertentu pada suatu jadual supaya pangkalan data boleh dinormalkan pada mana-mana peringkat.

Proses penormalan telah diperkenalkan oleh Codd pada tahun 1972. Tiga bentuk penormalan yang akan diberi tumpuan ialah :-

• Bentuk normal pertama (1NF) First normal form
• Bentuk normal kedua (2NF) Second normal form
• Bentuk normal ketiga (3NF) Third normal form

Walaubagaimanapun, terdapat juga bentuk penormalan yang lebih tinggi seperti Bentuk Penormalan Boyce-Codd (BCNF). Tetapi bentuk penormalan seperti ini jarang digunakan.

Tujuan & keperluan Penormalan

• Menghasilkan skema hubungan dengan pengumpulan atribut yang paling optimum.
• Mengurangkan data lewah.
• Mengatasi masalah anomali.

Anomali (ketidakwajar/kejanggalan)

Lewah (data yang sama)

REPORT

Laporan ini memberi anda kebolehan untuk membentangkan komponen pangkalan data anda untuk dibaca dengan lebih mudah dan formatnya boleh dicetak. Akses membolehkan anda membuat laporan daripada kedua-dua jadual dan pertanyaan.

Laporan ini menawarkan cara untuk melihat, format, dan meringkaskan maklumat dalam pangkalan data di Microsoft Access anda. Sebagai contoh, anda boleh membuat laporan mudah untuk nombor telefon untuk semua kenalan anda, atau ringkasan laporan kepada jumlah jualan di seluruh kawasan yang berbeza dan tempoh masa.

 Dari artikel ini, anda akan mendapat gambaran keseluruhan laporan dalam Access. Anda juga akan mempelajari asas-asas mewujudkan satu laporan, dan menggunakan pilihan seperti menyusun, mengumpul, meringkaskan data dan bagaimana untuk melihat dan mencetak laporan itu.

MACRO

Makro adalah serpihan daripada kod yang telah diberi nama. Setiap kali nama itu digunakan, ia digantikan dengan kandungan makro. Terdapat dua jenis makro. Sebahagian daripada makro itu amat berbeza kelihatannya apabila ia digunakan.

Anda boleh membuat makro untuk melaksanakan satu siri tertentu tindakan, dan anda boleh membuat kumpulan makro untuk melaksanakan siri berkaitan tindakan.

Dalam Access Microsoft Office 2013, makro mungkin terkandung dalam objek makro (kadang-kadang dipanggil makro yang berdiri sendiri), atau mereka boleh dimasukkan ke dalam sifat-sifat sekiranya borang, laporan, atau kawalan. Makro terbenam menjadi sebahagian daripada objek atau kawalan di mana ia terbenam. Objek makro dapat dilihat pada Navigation Pane.

Makro dalam bidang sains komputer adalah satu peraturan atau bentuk yang menentukan bagaimana urutan input tertentu perlu dipetakan kepada output penggantian mengikut prosedur yang ditetapkan. Proses pemetaan yang mengubah penggunaan makro ke dalam urutan tertentu dikenali sebagai pengembangan makro. Satu kemudahan untuk menulis makro yang diperuntukkan sebahagian daripada aplikasi perisian atau sebahagian daripada bahasa pengaturcaraan. Dalam kes terdahulu, makro yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas menggunakan aplikasi yang kurang berulang-ulang. Dalam kes kedua, makro ini adalah alat yang membolehkan pengaturcara untuk membolehkan penggunaan semula kod atau untuk mereka bentuk bahasa domain tertentu.

Makro yang digunakan untuk membuat urutan pengiraan arahan yang terdapat kepada pengaturcara sebagai pernyataan program tunggal, membuat tugas pengaturcaraan dan mengurangkan kesilapan yang sering berlaku. Oleh itu, mereka dipanggil "makro" kerana besar blok kod boleh berkembang dari urutan kecil nombor. Makro sering membenarkan parameter positional atau kata kunci yang menentukan apa program penghimpun bersyarat menjana dan telah digunakan untuk mencipta keseluruhan program atau suite program mengikut pembolehubah seperti sistem operasi, platform atau faktor lain. Istilah ini berasal daripada "arahan makro", dan pengembangan itu pada asalnya digunakan dalam menjana kod bahasa himpunan.

QUERY

Definisi 

Query adalah cara untuk mendapatkan semula maklumat daripada pangkalan data (database). Pertanyaan terdiri daripada soalan yang dikemukakan kepada pangkalan data dalam format yang telah ditetapkan. Kebanyakkan sistem pengurusan pangkalan data (Database Management System) menggunakan Structured Query Language (SQL) iaitu mengikut format pertanyaan standard.

Query digunakan untuk mencari dan menyusun data dari satu jadual atau lebih jadual. Fungsi query (pertanyaan) dapat digambarkan seperti bertanya soalan dengan lebih terperinci tentang pangkalan data anda. Apabila anda membina pertanyaan dalam sesebuah pangkalan data, anda perlulah menentukan syarat carian yang khusus untuk memudahkan mencari data yang anda mahukan.

Query (pertanyaan) adalah jauh lebih teliti daripada carian mudah yang anda jalankan di dalam jadual anda. Walaupun carian mudah dapat membantu anda dalam mencari data pengguna, tetapi anda tetap perlu menggunakan fungsi query (pertanyaan) untuk mencari maklumat lengkap setiap pelanggan yang menjalankan urusniaga dalam masa tertentu. Query (pertanyaan) yang dicipta dengan baik boleh memberikan maklumat yang perlukan kerana fungsi pertanyaan ini memudahkan mencari maklumat yang mungkin tidak dapat untuk anda cari hanya dengan mencari melalui data dalam jadual anda.

Kegunaan Query

Query ini digunakan untuk menampilkan suatu data dari pangkalan data (database) dimana data itu diambil dari jadual-jadual (table-table)  yang ada di pangkalan data (database), namun tidak semua jadual (table) itu bersesuaian dengan data yang kita inginkan.

• Query adalah suatu extracting data dari suatu database dan menampilkannya untuk “pengolahan” lebih lanjut.

• Query adalah pertanyaan atau permintaan informasi tertentu dari sebuah basisdata yang ditulis dalam format tertentu.

• Query adalah perintah-perintah untuk mengakses data pada sistem basis data.

Jenis QUERY di Access

• Select query adalah jenis query yang paling umum. Query ini mengambil data dari satu atau lebih jadual (table) dan menampilkan hasilnya dalam bentuk datasheet dimana anda dapat mengemaskini rekod. Anda juga dapat menggunakan select query untuk menyatukan data dan menghitung jumlah dengan jumlah, menghitung dengan mengira, menghitung rata-rata, dan menghitung total.

• Query parameter adalah ketika query dijalankan akan menampilkan kotak dialog yang meminta anda untuk mengisi parameter atau nilai variabel, seperti kriteria untuk mengambil record atau nilai yang ingin anda masukkan dalam data. Anda dapat merancang query yang meminta anda untuk memasukkan lebih dari satu informasi, misalnya, anda dapat merancang parameter query untuk dua bahagian. Akses kemudian dapat mengambil semua record yang berada diantara dua bahagian.

• Anda menggunakan crosstab query untuk menghitung data agar analisis data lebih mudah. Crosstab query menghitung jumlah sum, rata-rata, jumlah count, atau jenis lain dari total data yang dikumpulkan oleh dua jenis maklumat – satu di sisi kiri dari datasheet dan yang lain di bahagian atas.

Pilih hanya satu pertanyaan untuk mendapatkan semula data pertanyaan tadi. Pertanyaan tindakan boleh meminta operasi tambahan ke atas data, seperti kemasukan, mengemaskini, atau pembuangan. Bahasa yang digunakan untuk berinteraksi dengan pangkalan data yang dikenali sebagai bahasa pertanyaan, di mana Bahasa Pertanyaan itu berstruktur (SQL) yang terkenal.